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Rédiger des e-mails efficaces

 

Objectifs

Maîtriser les spécificités de la communication par e-mails. Gagner en efficacité dans la rédaction d'e-mails : - gagner du temps dans sa rédaction - gagner en synthèse Développer une gestion efficace de sa messagerie.

Durée

1 jour

Méthodes

Formation pratique avec exercices sur ordinateur. Etudes de cas concrets à partir d’exemples de mails fournis par les participants.

Profil

Tout collaborateur ayant à rédiger ou à répondre à des courriels électroniques.

COMPRENDRE LES SPECIFICITES DE L'E-MAIL

Les attentes et les pratiques : rapidité, clarté, interactivité…
Sélectionner le style approprié en fonction :
- de l’objectif
- des destinataires
Choisir l’e-mail : quand et pourquoi
Prendre en compte les risques potentiels de la communication par e-mails.

STRUCTURER L'E-MAIL

Différencier la structure de l'e-mail de celle de la lettre :
- l’objet
- les formules d'introduction, de conclusion et de politesse
- optimiser l’envoi des pièces jointes (pdf, winzip, html), les liens

REDIGER DES E-MAILS EFFICACES

- L’objet
Formuler un objet précis et percutant pour capter l’attention
- La rédaction de l’e-mail
Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message.
Savoir être synthétique, clair et précis
Structurer ses informations : Rédiger en fonction des objectifs et des destinataires (choisir le: ton, le style, maîtriser la liste des mots et expressions à éviter...)
Éviter les pièges de la cyber-communication

GERER SA MESSAGERIE

Gérer les réceptions :
- lecture
- temps de réponse
Gérer le volume d’e-mails
Choisir une méthode de classement adaptée à ses besoins
Faire vivre son système d’archivage

 

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EAL Formation - Centre Administratif : Plateau de Lautagne - 42 B Avenue des Langories - 26000 Valence - Tél. 04.75.41.32.10