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Apprendre un classement opérationnel
Objectifs
Savoir organiser ou réorganiser son classement à partir de méthodes simples et évolutives.
Durée
2 jours
Profil
Toute personne souhaitant s'organiser afin d'accéder plus rapidement aux informations recherchées.
REPERTORIER LES DIFFERENTES METHODES DE CLASSEMENT
Principes
Avantages et inconvénients de chaque méthode
Rendre ces méthodes plus efficaces grâce à l'informatique
ATTEINDRE RAPIDEMENT L'INFORMATION RECHERCHEE
Recherche de documents
Accès rapide aux derniers documents utilisés
Les favoris Internet
Les raccourcis Windows
PARTAGER LES DOCUMENTS
Partager des documents, des dossiers
Partager des données d'Outlook : délégation et dossiers publics
Les conditions d'utilisation des différents documents ou fichiers
Le système de recherche, de reclassement des documents consultés
Créer un plan de classement accessible à tous
CHOISIR UNE METHODE EFFICACE EN FONCTION DES DOCUMENTS A CLASSER
Analyser les différents types de dossiers et choisir la méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur dans le service :
- dossier papier
- dossier informatisé
REPRENDRE EN MAIN LE CLASSEMENT EXISTANT
Faire l'inventaire et le diagnostic du système existant
Epurer les dossiers actifs, les structurer
Choisir les mots clés pour les titres
Indexer les dossiers : codes, couleurs, ...
Les reclasser : choix de l'emplacement
Restructurer l'arborescence des dossiers informatiques
ARCHIVER
La procédure documentaire ou les consignes d'utilisation du classement
Les règles légales applicables au classement et à l'archivage
Les exigences de confidentialité à respecter
La compression / décompression de fichiers et de pièces jointes
L'archivage et la destruction automatique des messages
Le nettoyage du disque
Chaque participant sera évalué par notre consultant sur sa capacité à transférer le contenu de la formation à un projet opérationnel.
Aucune dates prévue pour cette formation
